Після майже двох років економічних потрясінь, спричинених COVID-19 , у багатьох компаній, особливо у малих і середніх підприємств (МСП), не вистачає грошей і надії. Як наслідок, стимул зрізати кути, у тому числі й такі, що вимагають сумнівної етики, великий як ніколи
Відповідно до звіту Асоціації сертифікованих експертів із шахрайства (ACFE) за 2020 рік для націй , багато ризиків шахрайства вищі в малих підприємствах (менше 100 співробітників), ніж у великих організаціях. Дійсно, ризик шахрайства з виставленням рахунків у два рази вищий, шахрайства з нарахуванням заробітної плати — у два рази, а підробка чеків та платежів — у чотири рази.
“На жаль, деякі власники малого та середнього бізнесу, генеральні директори та інші лідери грають у сірий план або їх не хвилює етика їхньої ділової практики. Але, як ідеаліст, я вважаю, що такі люди є винятком. Натомість, я думаю, що більший ризик шахрайства та неетичної ділової практики пов’язаний насамперед із недостатньою обізнаністю та унікальними проблемами, з якими стикаються МСП.”
Steve McNally, CFO
Що робити?
“Фінансові директори повинні взяти на себе провідну роль у формуванні етичної обізнаності своїх організацій та вирішенні її унікальних проблем, включаючи врахування наступного:
Тон у верхній частині. Визначте цінності організації, філософію діяльності та стандарти поведінки, виражаючи очікування у заявах про цінності, етичних кодексах, політиці компанії та комунікаціях. Більше того, генеральний директор, фінансовий директор та інші лідери повинні пройти шлях, щоб забезпечити узгодженість між своїми діями та очікуваннями.
Норми поведінки. Щоб значно підвищити етичну обізнаність, офіційно задокументуйте бізнес-кодекс поведінки компанії, навчайте співробітників тому, як він застосовується в реальних ситуаціях, і вимагайте від них визнати, що вони його розуміють і дотримуються.
Управління. Призначення ради друзів є поганим управлінням і, ймовірно, зашкодить організації в довгостроковій перспективі. Замість цього призначайте директорів з досвідом та незалежністю, щоб ефективно кинути виклик керівництву, забезпечувати нагляд і діяти як ревізійна комісія, особливо коли внутрішній досвід у відповідній тематиці відсутній.
Документовані політики. Політика вимагає чіткості, комунікації та послідовності. Ключові політики повинні бути задокументовані. Якщо офіційної політики не існує, розставте пріоритети, з чого почати (наприклад, політика щодо розподілу обов’язків, делегування повноважень, конфлікту інтересів, відшкодування витрат на проїзд). Потім удосконалюйте цю політику за потреби з часом (наприклад, політику, на яку вплинули досягнення в галузі технологій та перехід на віддалену/гібридну роботу , слід переглянути).
Розподіл обов’язків. Проаналізуйте ролі та відповідальність, а потім вирішуйте найбільш ризиковані області. Подумайте про інвестування в перехресне навчання (наприклад, перехресно навчайте свого співробітника по заробітній платі та вимагайте резервного копіювання для ведення нарахування заробітної плати принаймні щоквартально).
Внутрішній контроль. Встановіть жорсткіший контроль, особливо в сферах високого ризику, таких як готівка, заробітна плата та рахунки клієнтам. Щоб пом’якшити ризики фальсифікації чеків і платежів, наприклад, вирішуйте питання щодо розподілу обов’язків, використовуйте журнали чеків, використовуйте позитивний контроль за оплатою банку та швидко переглядайте звірку рахунків.
Фінансова звітність. Переконайтеся, що фінансові закриття завершуються вчасно та точно. Використовуйте контрольні списки закриття. Блокуйте попередні періоди після завершення закриття. Виконуйте детальний огляд фінансових результатів, включаючи аналіз відхилень. Негайно випускайте звіти та переконайтеся, що керівництво їх розуміє, включаючи їхню підзвітність. Нарешті, подумайте про інвестування в якісну фірму CPA для аудиту фінансових звітів, а не за допомогою окремого друга сім’ї для підготовки фінансових звітів.
Відносини з постачальниками та клієнтами. Подумайте про наявність кількох точок дотику для кожного значимого постачальника та клієнта, щоб уникнути розвитку нездорових відносин. Крім того, уточнити політику щодо прийняття подарунків від таких партнерів або надання подарунків таким партнерам. Нарешті, чітко визначити політику конфлікту інтересів і вимагати розкриття всіх відповідних особистих відносин.
Як фінансовий керівник, ви є арбітром етичних та ефективних методів ведення бізнесу. Ви повинні пролити світло на потенційні етичні «сліпі плями» вашої організації, сприяючи підзвітності в усій організації, включно з генеральним директором, міжфункціональними партнерами та правлінням.”
Джерело CFO